Любой участник фестиваля имеет право выступить на фестивале с докладом или сообщением, тема которого так или иначе связана с астрономией. Однако для такого выступление необходимо разрешение организаторов. Для того, чтобы сделать на АстроФесте доклад, необходимо выслать либо представить лично организаторам заявку с указанием темы, продолжительности, тезисов, требований к техническому сопровождению. Для короткого выступления достаточно устного разрешения организаторов.

Организаторы оставляют за собой право не допустить выступлений, противоречащих тематике, духу или букве фестиваля, а также содержащие нарушения этических норм, а также действующего законодательства.

Организаторы по своему усмотрению устанавливают порядок проведения и очередность докладов. Очередность выступлений устанавливается преимущественно на основе очередности подачи заявок, но в случае необходимости организаторы могут изменять ее. Преимуществом пользуются выступления, тезисы которых представлены оргкомитету (согласованы) заранее, а также те, что будут сделаны специально приглашенными выступающими.

Предварительный список предполагаемых докладов публикуется на этой странице). Окончательно программа докладов формируется в день открытия фестиваля и оглашается после открытия.

В случае поступления большого количества заявок, доклады (выступления) могут быть разделены на тематические секции, каждая из которых может проходить раздельно либо по времени либо территориально.